In de praktijk merk ik dat het goed en constructief doorlopen van adviesprocedures veel vraagt van OR en directie. Onderstaand een aantal belangrijke aandachtspunten en tips.

Vooraf informeren en afstemmen.

In het voortraject moet de OR goed geïnformeerd zijn over het reilen en zeilen van de onderneming. Alleen zo kan de OR de noodzaak en inhoud van de adviesaanvraag goed beoordelen. Belangrijk hiervoor is onder andere een goed ingevulde tweejaarlijkse bespreking van de algemene gang van zaken (art. 24.1 WOR) Mijn ervaring is dat de invulling hiervan vaak te wensen over laat, niet in de laatste plaats omdat de OR zich erg passief opstelt. Bijvoorbeeld omdat hij vooraf niet duidelijk maakt hij nader over geïnformeerd wil zijn. In dit speciaal overleg wordt ook de verdere betrokkenheid van de OR (wanneer en hoe) in het adviestraject afgestemd. Die betrokkenheid kan op verschillende manieren worden ingevuld en hoeft niet alleen via de overlegvergadering plaats te vinden. De OR kan bijv. ook meedoen in een projectgroep of overleggen met interne of externe deskundigen die het besluit aan het voorbereiden zijn.

De adviesaanvraag

Inhoudelijk moet de aanvraag het voorgenomen besluit goed beschrijven (geen open eindjes) en de beweegredenen om dit besluit te nemen. Ook moeten de gevolgen hiervan voor het personeel en de maatregelen die de directie wil gaan nemen om deze gevolgen op te vangen duidelijk beschreven staan. Verder moet de OR het op het moment van indienen van de adviesaanvraag het besluit nog op alle aspecten kunnen beïnvloeden.

Gefaseerde besluitvorming

Wat ik zie is dat steeds meer organisatorische veranderingen stapsgewijs worden uitgedacht en doorgevoerd. Of via pilots eerst kleinschalig worden uitgeprobeerd. Hierdoor kan het zijn dat een gedeelte al in detail is uitgewerkt en de rest nog niet. Als OR kun je voor de gedeeltes die nog moeten worden uitgewerkt later advies geven (fasering). Om misverstanden te voorkomen is het wel van belang goed af te stemmen waar de OR nu al wel en nog niet over heeft geadviseerd. Als OR is het verstandig deze vervolgadviezen niet als uitvoeringsadvies (art. 25 lid 5 WOR) te accepteren, maar als deeladvies (art. 25 lid 1 WOR) waarvoor het volledige adviesrecht met alle procedurele eisen geldt. Als je als OR geen goede procesafspraken over het voorgaande kan maken claim dan vooral in vroeg stadium een adviesaanvraag om te voorkomen dat je iets mist in de besluitvorming.

Vragen en nog eens vragen.

Om de beeldvorming compleet te krijgen stellen veel OR-en na het ontvangen van een adviesaanvraag vragen. Als directie is het verstandig deze eerst schriftelijk te beantwoorden, waarna ze nog verder kunnen worden toegelicht in een overleg. Voor de OR is het daarbij zaak goed door te vragen. De directie mag in veel gevallen nieuwsgieriger zijn naar wat de OR wil weten en waar de echte zorgpunten zitten. Het kan helpen om de vergadering enkele keren te schorsen zodat even beraad in eigen kring kan plaatsvinden. Zo wordt voorkomen dat er een soort pingpong patroon ontstaat waarbij vragen en antwoorden voornamelijk schriftelijk worden uitgewisseld en er nooit een goede discussie en dialoog ontstaat. Het effectief aanpakken hiervan zorgt er ook voor dat de doorlooptijd van het traject aanzienlijk korter wordt. Vooral hier geldt: it takes two to tango!

Maken van afspraken

Als OR is het handig om vrij snel helder te krijgen waar je voor wil gaan en over deze essentiële zaken afspraken te maken. Als deze afspraken zijn beklonken is het ook veel makkelijker om over de overige kwesties te adviseren.

De inhoud van het advies

In de WOR wordt niet geëist dat de OR positief of negatief adviseert. Ik maak echter veel mee dat directies dat wel eisen. Het voldoet als je als OR stellend adviseert. Dit betekent dat je inhoudelijk verwoord wat je van het voorgenomen besluit vindt en dit onderbouwd met duidelijke en zo feitelijk mogelijke argumenten. Hierbij vermeld je ook alle voorwaarden die je bent overeengekomen. In reactie op het advies van de OR geeft de directie vervolgens aan welke van de adviezen hij wel of niet overneemt en waarom niet. Belangrijk om te weten is dat het UWV in de uitvoeringsregeling voor bedrijfseconomisch ontslag sinds 2016 ook eist dat de directie aangeeft of het besluit afwijkt van het advies van de OR. Eerst was het voor het UWV simpelweg voldoende als de OR advies had uitgebracht.

Termijn voor het uitbrengen van advies.

In heel veel gevallen zie ik dat directies duidelijk willen zijn en daarom een termijn waarop zij het advies verwachten in hun aanvraag zetten. In de WOR is echter geen termijn hiervoor opgenomen. Voor de OR is het verstandig om op een vermelde termijn te reageren omdat deze anders als een (stilzwijgende) afspraak kan worden opgevat en de OR daaraan kan worden gehouden.